O DMAIC é um ciclo de aprimoramento orientado a dados, projetado para ser aplicado aos processos de negócios para encontrar falhas ou ineficiências - principalmente resultando em defeitos de saída - e combatê-los. O objetivo de empregar o DMAIC é melhorar, otimizar ou estabilizar os processos existentes.
O que faremos é analisar cada etapa do processo e considerar o que precisa ser explorado e que tipos de ferramentas e metodologias você pode usar ao longo da execução da metodologia DMAIC. O desenvolvimento da metodologia DMAIC é creditado à Motorola, mas é em grande parte uma expansão adicional dos sistemas desenvolvidos pela Toyota.
Você certamente já ouviu falar da famosa metodologia DMAIC (ou roteiro DMAIC), tão ensinado como a solução para todos os males em uma empresa.
Assim como o DMAIC, existem outros. Mas o que são esses roteiros?
Roteiros de melhoria são uma sequência estruturada de atividades a serem realizadas e ferramentas a serem utilizadas que visam produzir melhorias em nossos processos. Teoricamente, seguindo à risca esse passo a passo, iremos conseguir melhorias significativas em nossos processos, alcançando os objetivos propostos.
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Quais são as etapas do DMAIC?
A metodologia DMAIC é composto por 5 fases: Define (ou definir), Measure (ou medir), Analyze (ou analisar), Improve (ou melhorar) e Control (ou controlar):
Define
Na fase do Define nós definimos qual é o problema ou qual a oportunidade que queremos trabalhar. Nela, respondemos às 2 primeiras perguntas fundamentais, entendendo a real necessidade da organização. O maior desafio aqui é cristalizar as impressões particulares de cada envolvido no projeto para chegar a um objetivo mais palpável.
A saída fundamental da fase Define é a formulação do contrato de melhoria, que irá pautar todos os esforços futuros. Algumas ferramentas usadas nesta fase são:
- VOC (Voice of Customer), que nos ajuda a coletar informações do cliente, por meio de pesquisas e estrutura-las por meio da árvore CTC (critical do customer) ou CTQ (critical to quality), que nos ajuda a transformar ideias abstratas em indicadores concisos;
- O SIPOC, que nos ajuda a enxergar os clientes, produtos do processo, atividades principais, entradas e fornecedores, delimitando as fronteiras do processo a ser estudado;
- O contrato de melhoria, que formaliza todo os tópicos discutidos, alinhando equipe, patrocinador e clientes;
- A matriz de análise de stakeholders, que nos ajuda a identificar todos os envolvidos e programar nossas ações de convencimento;
- A matriz de comunicação, que nos ajuda a evitar problemas causados pelo desalinhamento nas comunicações;
- O diagrama de afinidades, que ajuda a organizar as nossas ideias.
Measure
A fase seguinte é a fase do Measure, onde vamos começar a entender os processos e seu desempenho. Essa fase tem duas frentes de trabalho distintas, ou duas “portas” por onde começamos nossas medições: a porta de processos e a porta de dados. Na porta de processos, nós mapeamos o processo atual e entendemos como ele funciona.
Identificamos quais são suas atividades e como elas se conectam. A grande saída dessa porta é um fluxograma que explica exatamente como nosso processo transforma suas entradas (matérias-primas) em saídas (produtos ou serviços). Na porta de dados, nós medimos o desempenho do processo por meio dos indicadores. Para isso, temos que coletar dados sobre o que está acontecendo e analisá-los.
Boa parte das ferramentas que iremos ensinar no curso de Green Belt tem o objetivo único de analisar os dados que coletamos. Algumas ferramentas desta fase são:
Para processos:
- A ferramenta do SIPOC, com ênfase no mapeamento de processos;
- A criação de fluxogramas;
- A elaboração de um VSM (value stream mapping, ou mapeamento do fluxo de valor);
- A criação de diagramas de espaguete, ou diagramas de layout;
- A análise e criação de instruções de trabalho e definições operacionais.
Para dados:
- Formulários de coletas de dados e folhas de verificação;
- Gráficos de tendência;
- Gráficos de controle;
- Gráficos de frequência (histogramas, Box-Plots, gráficos de barras, de setores, de Pareto, etc.);
- Análises de capabilidade;
- Análises MSA (measure system analysis);
- Ferramentas para a transformação de variáveis.
Analyze
A terceira fase é a do Analyze. Nela fazemos duas coisas: analisamos criticamente nossos dados e procuramos desenvolver mudanças que vão gerar melhorias. Na prática, fazemos as duas coisas juntas. Ao final dessa fase, já teremos formatado as nossas primeiras mudanças a serem testadas. Algumas ferramentas:
Para dados:
- Estudo de correlação, como gráficos de dispersão e planilhas de contingência;
- Análise de Regressão Linear;
Para processos:
- Os 5 por quês;
- O diagrama de Ishikawa, ou diagrama de causa e efeito;
- Diagramas de árvore;
- Análise de Valor;
- Criação de Poka-Yokes;
- Análise de desconexões;
- As técnicas de criatividade;
- Os conceitos de mudança;
Improve e Control
A penúltima fase é a fase do Improve, onde vamos melhorar as nossas mudanças e começar a melhorar o nosso processo. Nesta fase nós iniciamos nossos experimentos. As ferramentas mais importantes a serem trabalhadas são o ciclo PDSA e o planejamento de experimentos, usando experimentos fatoriais. Ao sairmos do improve, já vamos saber exatamente quais ferramentas devemos implementar.
A última fase é a fase do Control. É nela que implementamos as mudanças vencedoras. Para que essa implementação seja bem-feita, aplicamos algumas ferramentas de psicologia, como o diagrama de campos de força e elaboramos bons padrões e bons treinamentos. Sem isto, o risco de uma boa mudança perder-se é grande.
Qual a diferença do DMAIC para o PDCA?
O DMAIC e o PDCA são dois modelos de melhoria contínua amplamente utilizados em processos de negócios. Embora ambos sejam semelhantes em alguns aspectos, existem diferenças importantes entre eles. O DMAIC é uma abordagem estruturada de seis etapas para melhorar os processos de negócios e resolver problemas.
Já o PDCA é um modelo de quatro etapas que se concentra na melhoria contínua através de ciclos repetidos de planejamento, execução, verificação e ação corretiva. As etapas são:
- Planejar: Definir o objetivo da melhoria e planejar como alcançá-lo;
- Fazer: Implementar o plano;
- Verificar: Verificar se o plano foi executado corretamente e se os resultados esperados foram alcançados;
- Agir: Agir para corrigir quaisquer problemas e planejar o próximo ciclo.
Em resumo, enquanto o DMAIC é mais voltado para a solução de problemas específicos, o PDCA é mais geral e pode ser aplicado a uma ampla gama de processos e situações de negócios. O DMAIC é uma abordagem mais estruturada e sequencial, enquanto o PDCA é mais iterativo e flexível.
Qual a relação entre o Six Sigma e o método DMAIC?
O Six Sigma é uma metodologia de melhoria de processos que visa reduzir a variabilidade e melhorar a qualidade, aumentando a satisfação do cliente e reduzindo custos. É baseado em uma abordagem sistemática de solução de problemas e tomada de decisão baseada em dados.
O método DMAIC é uma das principais ferramentas utilizadas na implementação do Six Sigma. Ele é uma abordagem estruturada e sequencial de seis etapas para resolver problemas e melhorar os processos, como mencionado anteriormente.
As seis etapas do DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar) são usadas para identificar e resolver problemas específicos em um processo, com o objetivo final de melhorar a qualidade, a eficiência e a satisfação do cliente.
Dessa forma, o DMAIC é uma ferramenta fundamental dentro do Six Sigma, pois permite que a equipe de projeto siga uma abordagem sistemática e baseada em dados para identificar e solucionar problemas em processos de negócios. O Six Sigma e o DMAIC trabalham juntos para alcançar uma melhoria contínua e sustentável na qualidade do produto ou serviço oferecido pela empresa.
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