Checklist, ou lista de verificação, é uma ferramenta usada para organizar melhor suas responsabilidades e obrigações e verificar, de forma fácil e visual, suas tarefas mais importantes. Sendo assim, o checklist serve para reduzir erros e garantir consistência e integridade na execução de uma tarefa. Neste post, vamos abordar mais a fundo o que é essa ferramenta, quais as suas aplicações, como começar a fazer a sua e como aproveitá-la ao máximo, buscando responder à pergunta: "Checklist: o que é e para que serve?". Vamos lá!
Para que serve o checklist?
Quando você faz algo que envolve várias etapas, não é muito difícil se esquecer de alguma delas – mas se você começar a usar checklists, provavelmente esse problema vai parar de acontecer - ou, no mínimo, acontecer menos. Portanto, se você faz alguma tarefa repetidamente e deseja fazer o certo sempre, o checklist é indispensável.
Além disso, checklists economizam seu tempo, já que você não precisa gastar minutos sagrados lembrando as etapas do que tem que fazer. Assim, você pode dedicar todo o seu tempo à execução da atividade em questão. Por fim, os checklists também permitem delegar tarefas com confiança e eficácia, já que dá um controle mais amplo sobre suas responsabilidades. Resumindo, usar uma lista de verificação é uma excelente maneira de tornar sua vida mais simples e seus negócios mais produtivos.
Segue uma lista de utilidades dos checklists:
- Realização de atividades nas quais é importante não esquecer nenhuma etapa e / ou executar tarefas em uma ordem estabelecida;
- Realização de inspeções que devem ser registradas;
- Exame ou análise da localização dos defeitos;
- Verificação das causas dos defeitos;
- Verificação e análise de operações;
- Colete dados para análises futuras.
Em outras palavras, a vantagem de usar listas de verificação é que ela permite sistematizar as atividades e controles repetitivos que temos que fazer e, posteriormente, pode ser usada como um registro das tarefas que realizamos todos os dias. Essa logica, por sua vez, é semelhante à do sistema kanban.
E por que checklists são uma ferramenta essencial para os negócios?
Eles melhoram a colaboração e a delegação e, como consequência disso, podem aumentar a produtividade da sua empresa. Usando listas de verificação, mais pessoas poderão executar tarefas mais especializadas, porque podem aprender como isso é feito. Nesse sentido, um checklist se parece com um POP.
Veja abaixo uma lista de benefícios do uso de checklists nos negócios:
- Organização: as listas de verificação fornecem uma estrutura lógica;
- Motivação: Ser capaz de observar a progressão o motiva a continuar trabalhando;
- Produtividade: Você faz mais trabalho;
- Criatividade: As listas de verificação ajudam sua mente a pensar fora da caixa para idéias que você talvez não tenha pensado de outra forma; *dica preciosa: para desenvolver sua criatividade e usá-la da melhor forma, confira o curso de Criatividade da FM2S!
- Delegação: À medida que você trabalha nas listas de verificação, pode ficar claro que certas tarefas são mais adequadas para membros específicos da equipe;
- Excelência: Quando nada é esquecido, a qualidade do trabalho excede.
Em alguns casos, as listas de verificação podem fazer a diferença entre a vida e a morte. Quando se trata de primeiros socorros, por exemplo, seguir uma lista de verificação garante que nada seja esquecido e certamente pode salvar vidas.
Como usar um checklist?
Apesar de ser uma ferramenta certeira, o checklist só funciona se usado do jeito certo. Para começar, é importante que eles sejam escritos de forma clara e possam incluir todas as informações necessárias para o desenvolvimento de suas tarefas.
A seguir, você encontra uma lista de elementos que um checklist deve conter:
- O que precisa ser controlado, medido ou verificado;
- Critérios de conformidade e possíveis não conformidades (o que está certo e o que está errado);
- Com que frequência deve ocorrer a inspeção: frequência da verificação;
- Quem faz as tarefas ou as verificações;
- Procedimentos, especificações e regras que se aplicam às atividades verificadas.
Além disso, os checklists também devem incluir espaços em branco para inserir eventuais anotações, a fim de permitir que o trabalhador escreva qualquer observação e obtenha informações preliminares em relação às possíveis razões que causaram qualquer desacordo.
Por outro lado, também podemos usar as listas de verificação para obter dados e, a partir delas, criar gráficos, histogramas ou diagramas para controlar a evolução de um recurso ou atividade. Além disso, elas também podem ser usadas para relatar diariamente o status das operações. Aliás, é uma ótima combinação a de checklists com Ferramentas da Qualidade. Confira o curso da FM2S sobre o assunto:
Como começar a sua checklist? Aprenda em 5 passos
Bem, agora que você está por dentro de o que é um checklist, para que ele serve e seus principais elementos, vamos arregaçando as mangas e falar sobre como, exatamente, começar a sua lista de verificação.
Qual é o melhor tipo de checklist para você?
A primeira coisa que você precisa descobrir antes de começar a montar seu checklist é: que tipo será mais benéfico para sua programação e vai te ajudar mais? Existem duas categorias principais de checklists:
Diário: Um checklist diário é uma lista de todas as tarefas que você precisa concluir em um único dia. Ou seja, ele muda de um dia para o outro, dependendo do que está na agenda. Mas se você não conseguir terminar alguma tarefa antes de deitar a cabeça no travesseiro à noite, não se preocupe! Você pode movê-la para a lista do dia seguinte.
Situacional: Um checklist situacional apresenta tarefas específicas para um determinado evento ou área da sua vida. Por exemplo, uma lista de tarefas a fazer para um casamento ou uma lista de verificação para um novo curso que você começou. Normalmente, esse tipo de lista leva mais tempo para ser concluído do que o diário, mas são super úteis para organizar tarefas relacionadas a um grande evento em sua vida ou trabalho.
Ambos os tipos de checklists são extremamente eficazes. A escolha de um deles depende simplesmente de quais tarefas você precisa executar no momento, quais precisam ser realizadas no futuro e qual é a maneira mais intuitiva de organizá-las e garantir que sejam realizadas.
Colocando a mão na massa: como criar seu checklist.
1º passo: Faça um brainstorming
O primeiro passo para criar seu checklist é fazendo um brainstorming: é preciso que todas as tarefas, no fim dessa etapa, estejam registradas no papel.
Portanto, sente-se com uma caneta e papel (ou com o seu computador) e anote tudo o que precisa ser feito. Nesse momento, não se contenha, pois o ideal é que sua lista de verificação seja mais abrangente possível. Também não tenha medo de se sobrecarregar: você sempre pode eliminar as tarefas depois, redistribui-las ou delegá-la(s) a outras pessoa(s).
2º passo: Organize e priorize as tarefas
Depois do brainstorming, você precisa organizar e priorizar as tarefas.
Primeiro, convém organizar e agrupar suas tarefas de uma maneira que faça sentido. Por exemplo, por frequência (semanalmente, mensalmente...) ou por "setor da sua vida" (trabalho, estudos, sonhos, família...) a que ela está relacionada. Depois que suas tarefas são organizadas, é hora de começar a classificá-las por prioridade. Primeiro, observe cada tarefa e classifique-a como uma tarefa A, B ou C. As tarefas "A" são de alta prioridade e precisam ser resolvidas imediatamente. As tarefas "B" são importantes, mas menos urgentes, e as tarefas C são as tarefas que ficam no seu radar para o futuro, mas não há necessidade imediata de realizá-las.
Não há respostas certas ou erradas quando se trata de priorizar tarefas. Trata-se de descobrir quais tarefas são as mais urgentes / importantes para que você possa conclui-las primeiro. Aliás, neste momento uma Matriz GUT pode te ajudar muito!
3º passo: Coloque essas tarefas em formato de checklist
Depois que suas tarefas são organizadas e priorizadas, é hora de montá-las em um checklist. Liste suas tarefas em ordem de prioridade e, se possível, coloque a data ou a hora em que você precisa concluí-las.
4º passo: Desmarque cada item ao conclui-lo
Depois que seu checklist estiver pronto, é hora de começar a trabalhar nas tarefas e marcar cada item da lista de verificação à medida que você a conclui. Esse ato de marcar sua lista de verificação toda vez que você concluir uma tarefa não apenas fornecerá um impulso de motivação para continuar, mas também ajudará você a acompanhar o que realizou e o que ainda precisa ser realizado.
5º passo: Continue adicionando itens à medida que eles surgirem
Em um mundo perfeito, você chegaria ao final da sua lista de verificação e diria "Ótimo! Terminei!" Mas vamos ser realistas: sempre há mais coisas para fazer. Mas a beleza das listas de verificação é que, à medida que mais tarefas (inevitavelmente) surgem, tudo o que você precisa fazer é adicioná-las à sua lista de verificação e seguir em frente.
Resumindo o que é um checklist e para que ele serve
Neste post, aprendemos o que é um checklist, para que ele serve, os benefícios que gera e como fazer o seu da melhor forma possível. Dessa forma, não resta dúvida de que você deve começar a usá-lo no seu dia a dia o quanto antes! Afinal, nós, da FM2S, temos como foco de nosso trabalho o seu desenvolvimento, assim como ajudá-lo a implementar a Melhoria Contínua. Nesse sentido, nós te apresentamos a Assinatura FM2S, que proporciona acesso exclusivo por 12 meses a mais de 55 cursos, aos quais se soma um novo mensalmente. Conheça :)
