Gerenciando um orçamento: definindo e cumprindo metas financeiras

Gerenciando um orçamento: definindo e cumprindo metas financeiras

Ser especialista em finanças é quase sempre um componente importante do seu valor global para o seu empregador. Mesmo se você não estiver em uma posição que tenha responsabilidade direta pelo orçamento, estar ciente das preocupações financeiras é altamente importante.

Como gerente, seu desempenho é julgado pesadamente em manter um orçamento, e com razão. Para que uma organização inteira faça o lucro desejado, é vital que cada área mantenha seu orçamento - afinal de contas, a superação de orçamentos vem de lucro.

Claramente, gastos excessivos são ruins. Mas o sub-gasto também é um problema - se você superestimou o que precisa, empenhou dinheiro que poderia ter sido usado de forma mais lucrativa em outras partes da organização. Você, portanto, precisa ser claro o tempo todo sobre o quanto está realmente gastando em relação ao seu orçamento.

Quando você gerencia bem um orçamento, sua organização se beneficia. E tudo o que é bom para a linha de fundo da organização é geralmente bom para sua carreira. É por isso que é tão importante obter o seu orçamento correto desde o início e, em seguida, encontrar uma maneira de fazê-lo funcionar, apesar dos obstáculos que inevitavelmente surgem.

Existem dois componentes principais da gestão do orçamento de sucesso:

• Planejamento - estimar um orçamento razoável e negociar o valor final.
• Disciplina - comprometer-se a trabalhar dentro do orçamento, avaliando e reatribuindo fundos conforme necessário.

Planejamento Orçamentário

Sua primeira tarefa no gerenciamento de orçamento é reconhecer a importância do documento orçamentário para seu departamento, a organização e seu desempenho. Embora você possa não ser um especialista em finanças, como gerente de orçamento, espera-se que você leve a saúde financeira de seu departamento muito a sério.

Lembre-se de que seu orçamento provavelmente será analisado pelas pessoas mais experientes da empresa. Você quer torná-lo tão abrangente e bem pensado quanto possível. O ponto principal para você é que seu desempenho será avaliado através do seu orçamento. Comece cedo e receba tanta ajuda quanto precisar para aperfeiçoar suas habilidades orçamentárias.

Estimando

O primeiro passo na gestão do orçamento é sentar e determinar quanto dinheiro você precisará para conseguir o que precisa. Não é mais tão simples quanto extrair o orçamento do ano passado e adicionar alguns pontos percentuais: as organizações agora têm que funcionar de maneira enxuta e eficiente e cada real é contabilizado com muito mais precisão do que no ano anterior.

Embora você possa usar orçamentos anteriores como guia, a melhor abordagem é chamada de "orçamento baseado em zero". Para preparar um orçamento baseado em zero, você começa sem nenhum orçamento em seu orçamento e cria um argumento para o dinheiro que pretende gastar e, se o orçamento incluir projeções de receita, o dinheiro que você acha que virá.

Essa prática garantirá que você realmente entenda os valores solicitados e poderá justificar suas projeções, se necessário. Aqui estão algumas dicas que ajudarão você a orçamentar com mais precisão:

• Planeje renda mínima (quando aplicável) e despesa máxima. Normalmente, você espera o melhor e planeja o pior.
• Especifique suas despesas. Lembre-se dos pequenos itens recorrentes, como assinaturas e serviços de suprimentos de escritório, que você pode precisar comprar, como suporte técnico.
• Construa uma rede de segurança que leve em conta o risco inerente ao seu orçamento e crie um fundo de contingência justo.
• Onde for apropriado para a natureza do seu orçamento, inclua o investimento em treinamento e desenvolvimento de funcionários. Demonstre que as despesas que você inclui aumentarão a produtividade e o desempenho.
• Forneça documentação para justificar sua justificativa. Inclua estimativas, suposições e cálculos usados ​​para derivar seus números.
• Não adivinhe. Sempre que possível, use números reais.
• Seja conservador, mas não barato. Um orçamento realmente baixo só é impressionante se puder ser atendido.
• Alinhe seu orçamento com o plano estratégico de sua organização. Se a sua empresa está crescendo, como isso afetará as despesas do seu departamento? As despesas serão lineares ou escalonadas? Quais despesas de capital você deveria estar considerando? Como o crescimento afetará seus níveis de pessoal e as necessidades de treinamento e desenvolvimento?
• Converse com sua equipe. O orçamento não é um documento secreto. Espera-se que o seu pessoal cumpra o orçamento, por isso, deve participar na sua preparação. Você terá muito mais cooperação se entender onde os dólares estão sendo gastos e por quê.

Negociando

Depois de preparar um orçamento preliminar, é hora de obter aprovação. Esta é talvez a parte mais crítica de todo o processo orçamentário. Grande parte da arte de administrar um orçamento está na negociação inicial: se você não negociar o suficiente, você e sua equipe terão um ano difícil pela frente. Além disso, é muito constrangedor ter de pedir mais dinheiro: a diretoria da organização notará isso todos os meses quando revisarem as finanças do ano!

A melhor maneira de evitar não obter o suficiente é negociar de uma perspectiva ganha-ganha. Isso significa tentar negociar um valor razoável e ter evidências claras para apoiar suas necessidades orçamentárias.

• Entenda os custos que você pode controlar e se comprometa a fazê-lo durante o processo de negociação.
• Conheça as suas opções e esteja preparado para apresentá-las. Antecipe onde você pode obter mais resistência e prepare argumentos sólidos para respaldar sua solicitação.
• Não pague excessivamente as despesas para compensar as deficiências previstas em outros lugares. Essas táticas são dissimuladas e não aumentam a relação de confiança que você precisa construir para uma negociação bem-sucedida.
• Use dados históricos se você não puder colocar uma figura real em um item.

Disciplina Orçamentária

Com seu orçamento em mãos, seu desafio agora é trabalhar diligentemente para permanecer dentro dele. Para fazer isso com sucesso, é necessário avaliar continuamente o destino do dinheiro e reatribuir os recursos conforme necessário.

• Monitore os gastos regularmente com seu orçamento. Saiba o que você está gastando e, se uma fatura chegar e não estiver esperando, resolva-a imediatamente. Descubra o que aconteceu e volte aos trilhos o melhor que puder.
• Tente manter todos os custos dentro do orçamento todos os meses. Faça os ajustes necessários, movendo dinheiro entre os títulos de custo.
• Investigue os excessos excessivos persistentes assim que você os notar. Tente consertar a fonte do gasto excessivo antes de procurar por dinheiro em outro lugar.
• Coloque controles internos e políticas fortes para lidar com os gastos. Estes devem ser extremamente claros sobre quais despesas podem ser reivindicadas. Suas despesas não devem ser uma surpresa.
• Comunique os resultados do orçamento regularmente. Converse com sua equipe e seu chefe sobre o status do seu orçamento. É melhor deixar as pessoas saberem sobre os problemas antes que seja tarde demais para remediar a situação.

Há um delicado equilíbrio entre manter um orçamento e perder oportunidades inesperadas. Embora seja importante estar dentro do orçamento, se uma grande oportunidade se apresentar, você poderá explorá-la. Um aspecto importante disso é a capacidade de olhar para frente. Certifique-se de que você não fique tão focado em seu orçamento de curto prazo e não aproveite uma grande perspectiva de longo prazo. Se esse tipo de oportunidade surgir, prepare um caso detalhado e persuasivo e esteja preparado para defendê-lo em sua organização.