Qual é o papel do líder?
Melhoria requer que o líder tenha a habilidade de pensar nas diversas combinações de pessoas, processos, clientes, fornecedores e outros fatores em um sistema e como esses ingredientes podem ser integrados para ajudar uma organização a alcançar o seu objetivo, metas estratégicas, ou visão.
Os líderes que conseguem pensar holisticamente nesses termos, que podem se comunicar e persuadir os outros, podem acelerar a melhoria em suas organizações. Cada líder precisará adaptar esse papel para seu estilo próprio, situação e inclinações. Representar esse papel requer teoria, visão, direcionamento pessoal e um plano prático de ação.
Além do papel de estabelecer um ambiente adequado, os líderes têm uma tarefa mais estruturada a cumprir: construir a infra-estrutura para dirigir e dar suporte à melhoria na organização.
Como construir um Sistema Lean Seis Sigma?
Há várias coisas que devem acontecer se uma organização procura mudanças contínuas que conduzam à melhoria do ponto de vista do consumidor. É prioritário estabelecer um sistema de melhoria que sirva de pano de fundo para conduzir a mudança. Como mencionado anteriormente, cinco atividades chave podem ser usadas pelos líderes para dirigir, gerenciar e dar suporte à organização nesta direção. Novamente, estas são:
- Estabelecer e comunicar o objetivo da organização.
- Enxergar a organização como um sistema.
- Projetar e Gerenciar um sistema que reúna informações para a melhoria.
- Conduzir um plano de melhoria e integrá-lo com o plano de negócios da empresa.
- Gerenciar atividades de melhoria individuais e em equipe.
Essas atividades estão focadas em alinhar os esforços de melhoria numa organização de maneira que as mudanças desenvolvidas e implementadas levem a organização na direção desejada. As atividades são muito interdependentes e tem que ser consideradas como um sistema. Esta abordagem protege contra a sub-otimização de esforços de melhoria individuais geridos independentemente.
Como estabelecer e comunicar a missão da empresa?
Mudança requer direção. É trabalho de o líder dar essa direção, reconhecendo e comunicando o objetivo da organização. O objetivo da organização é a razão pela qual a organização existe, o papel na sociedade que ela desempenha. E, a não ser que a organização não desempenhe um papel que tenha valor perene para a sociedade, ela pode não ter um mercado no futuro.
A constância de propósitos é o primeiro dos 14 pontos de Deming para administrar, e aquele enfatizado como o mais importante. Se uma organização deve funcionar como um sistema, então todos têm que saber qual o objetivo comum e como o trabalho de cada um ajuda a alcançar esse objetivo. Desenvolvendo e comunicando uma declaração formal desse objetivo, promove uma compreensão comum do negócio para as partes envolvidas. Desenvolver essa declaração é um papel para os líderes da organização, e um dever para a alta direção da empresa.
Simplesmente enunciar a declaração de objetivos da organização não é o suficiente para conseguir a constância de propósitos. É necessário, também, criar um ambiente em que todos na organização possam trabalhar na direção desses objetivos. É fácil cuidar apenas dos problemas diários e esquecer que a existência da empresa no longo prazo depende em alocar recursos para o futuro. A constância de propósitos em uma organização pode ser mantida pelos líderes fazendo o seguinte:
- Comunicando o objetivo por toda a organização.
- Utilizar a declaração de propósitos como alvo para todos os esforços de melhoria.
- Alocar recursos para a pesquisa.
- Alocar recursos para educação e treinamento.
- Balancear as necessidades de curto prazo com as melhorias de longo prazo nos produtos e serviços.
- Dar oportunidades a todos na organização para participar da melhoria.
Como o líder deve manter a constância de propósito?
É difícil para uma organização manter constância de propósitos a menos que todos saibam por que ela existe. Mesmo em pequenas empresas, as pessoas freqüentemente têm idéias diferentes sobre os objetivos da organização. Um modo para os líderes comunicarem o objetivo é desenvolvendo uma declaração que explique a missão, os valores, as crenças, ou pressupostos, e a visão da organização. A missão deve incluir qual papel na sociedade ou no mercado a organização pretende preencher e quais as competências básicas da organização. Os valores, crenças ou pressupostos definem como os membros da organização deve se portar para cumprir a missão. A visão diz aonde a organização quer chegar ao futuro. Algumas outras possíveis partes da declaração de objetivos são papéis, temas e slogans.
Se algumas vezes parece ser desnecessário gastar tempo comunicando os objetivos da organização, escrever uma declaração de objetivos pode parecer ser redundante para o que é aparentemente sabido por todos. Mas realmente todos sabem o objetivo da organização e o papel que eles desempenham na consecução desse objetivo? O objetivo deveria ser comunicado ao educar as pessoas dentro do sistema sobre o significado da declaração de objetivos, correlacionando a declaração com seus trabalhos e compartilhando as definições de palavras chave e conceitos.
Algumas vezes os líderes, com o propósito de ser completos e compreensivos, enunciam declarações de objetivos por demais detalhadas, porém não muito úteis para guiar a organização no cotidiano. É freqüentemente útil para os líderes desenvolver um tema que simplifique o objetivo e faça o foco da organização ser mais concreta. Isto permite que a ação diária das pessoas e os esforços de melhoria encaminhem para uma meta comum.
Por que o líder deverá usar a declaração de objetivos?
Se não usada continuamente, a declaração de objetivos terá um impacto mínimo na organização. Os itens seguintes são uma lista parcial dos usos de uma declaração de objetivos:
- Para introduzir e gerenciar a mudança numa organização (ver capítulo 7 para mais sobre essa matéria).
- Para gerar entradas para as decisões em todos os níveis na organização.
- Para servir como base de feedback (retroalimentação) para aqueles na organização que estão em conflito com os objetivos dela.
- Para gerar entradas para o planejamento estratégico e de negócios.
- Como um instrumento para comunicar-se com clientes, fornecedores, potenciais colaboradores e a comunidade.
- Como um auxílio para a inovação, relembrando as pessoas das necessidades que os produtos e serviços da organização atendem.
- Como uma entrada para enxergar a organização como um sistema.
A declaração de objetivos é uma ferramenta útil para as lideranças promoverem e comunicarem cooperação, respeito mútuo e outros comportamentos necessários que ajudem as pessoas no sistema a mudar e alinhar suas energias.
Assim, após tornar-se Green Belt e Black Belt, o líder dos esforços Lean Seis Sigma na organização precisa dominar todos esses pontos. Com ele, ficará mais fácil manter a equipe engajada à caminho do sucesso.
