Introdução
No ambiente atual de serviços, onde tudo e qualquer coisa são projetos, o conhecimento em gestão de projetos utilizando ferramentas como PMBOK e MS Project se tornou um dos padrões requeridos em diversas organizações. Estes softwares são amplamente utilizados em várias verticais da indústria em todo o mundo. Em poucas palavras, os conceitos de Seis Sigma e gerenciamento de projetos têm muitas coisas em comum. Ambos tentam estabelecer um plano de projeto robusto, criar logística de comunicação, revisão regular do projeto, gerenciar cronograma, custo e recursos.
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A diferença entre Seis Sigma e gerenciamento de projetos
O que é o Six Sigma?
O Six Sigma é o método de escolha para reduzir a variação e eliminar o número de defeitos que um processo produz. Depende muito da análise estatística e oferece um arsenal de ferramentas que analisam o desempenho atual e ajudam a identificar as causas principais dos problemas. O Six Sigma pode fornecer os dados para justificar onde e como fazer alterações em um processo. A natureza altamente estruturada e orientada a dados do Six Sigma ajuda as equipes a testar sua solução após implementá-la.
O Six Sigma se compromete a longo prazo com um processo e exige o comprometimento das equipes de projeto que o praticam. Esse compromisso começa quando a equipe trabalha em conjunto para escrever uma carta que define o objetivo do projeto. Ele continua enquanto a equipe estabelece marcos que marcarão o progresso em direção à melhoria. Nas etapas finais do projeto, a equipe garante que sua influência seja sentida muito tempo após sua dissolução, criando documentação detalhada que explica como os usuários podem manter suas melhorias no lugar.
O que é gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos está mais preocupado em colocar o projeto em funcionamento do que em aprimorar o desempenho. Ele usa ferramentas como o método do caminho crítico para garantir que o projeto seja concluído com rapidez e eficiência.
O gerenciamento de projetos funciona melhor para uma implementação única de um novo processo, em vez de melhorar continuamente um processo existente. O gerenciamento de projetos não possui as ferramentas para medir o desempenho e implementar soluções para melhoria permanente. Em vez disso, analisa o desempenho de diferentes componentes do projeto e procura melhorar os que estão atrasados, em vez de se concentrar em todo o processo.
Compreender a diferença entre o Seis Sigma e ajudá-lo a discernir entre os projetos que precisam da orientação de longo prazo do Seis Sigma e aqueles que precisam de uma tomada rápida para colocá-los em pé.
Harmonização das fases do projeto
Os projetos Lean Six Sigma normalmente empregam o ciclo de vida Definir-Medir-Analisar-Melhorar-Controle (DMAIC). O Guia PMBOK implementa o ciclo de vida Iniciando-Planejando-Executando-Monitorando e Controlando-Fechando. Como o público-alvo deste post é de praticantes de LSS e de gestores de projetos, a proposta expande a metodologia DMAIC clássica, emprestando e integrando grupos de processos e áreas de conhecimento selecionados no Guia PMBOK, sugerindo um novo ciclo de vida para o Seis Sigma e gerenciamento de projetos. Vamos conferi-lo.
Define
É a fase inicial do Seis Sigma e gerenciamento de projetos durante a qual o processo que requer melhoria de produtividade é definido, a fim de fornecer um escopo/limite para a equipe do projeto. No entanto, ao aplicar o LSS para melhorar a produtividade de um processo de negócios de P&D, como o esforço em torno do design de um ensaio clínico ou o esforço em torno do processo de criação e envio de um novo aplicativo de investigação (IND), o clássico "Define "assume um significado totalmente novo e mais amplo. Portanto, é necessário expandir a fase "Define" clássica para emprestar as Áreas de Conhecimento aplicáveis, conforme definido pelos Grupos de Processo de Iniciação e Planejamento.
Sugere-se que os profissionais de LSS considerem as áreas de conhecimento do Guia PMBOK como uma "lista de verificação" de itens a serem considerados ao criar o termo de abertura do projeto. Como é determinado que diferentes áreas são aplicáveis aos seus projetos, o profissional do LSS pode se dedicar a familiarizar-se com as Áreas de Conhecimento, aproveitando os recursos disponíveis on-line no PMI e em outros.
Para aumentar a probabilidade de sucesso do projeto LSS, sugere-se que, no mínimo, um termo de abertura do projeto inclua:
- O SIPOC (fornecedor-entrada-processo-saída-cliente) do processo em estudo;
- Uma descrição do que é e do que não está no escopo da equipe;
- Uma delimitação dos KPIs relevantes e seus valores "a serem" associados em relação à linha de base;
- Uma lista de partes interessadas do projeto e membros da equipe;
- Um esboço do líder do projeto e do patrocinador do projeto;
- Uma linha do tempo para o projeto, incluindo as principais portas de decisão e, quando a duração do projeto é medida em meses (em vez de dias a semanas), um prazo para a criação de um plano de projeto apropriado.
Measure
É a fase do projeto LSS, durante a qual os dados que descrevem o desempenho "como estão" são coletados. Este é um elemento/característica crítica de um projeto LSS. Como a fase de medição pode exigir que uma equipe colete dados e crie mapas de processos, pode ser necessário um planejamento mais detalhado das atividades nessa fase. Especificamente, e conforme sugerido pelo Guia PMBOK em Planejamento, detalhes sobre o tamanho da equipe, funções e responsabilidades, cronograma e entregas devem ser desenvolvidos e discutidos com o patrocinador do projeto para definir expectativas.
Além disso, e dependendo da magnitude do processo em consideração e da disponibilidade imediata de dados históricos de desempenho, a fase de medição pode ser um mini-projeto por si só, com um componente de execução significativo que requer a aplicação do Monitoramento e Controle do Guia PMBOK Grupo de processos.
Analyse
Analisar é a fase do projeto LSS durante a qual a equipe analisa os dados coletados durante a fase de medição para entender o desempenho e orientar a análise da causa raiz. O aspecto mais crítico dessa fase é garantir que o foco da equipe esteja na(s) causa(s) raiz(s), não nos sintomas. Uma abordagem prática eficaz para analisar é o evento Kaizen, desde que a maioria dos participantes seja um ator de processo que realmente realiza o trabalho "como está".
Também é sugerido que, ao trabalhar com cientistas em um projeto LSS, o líder do projeto se familiarize com a metodologia Plan-Do-Check-Act (PDCA), porque muitos cientistas entendem esse processo de hipótese, testam, verificam resultados e agem como uma maneira de reforçar a necessidade de estabelecer a causa raiz antes de decidir sobre uma solução.
Improve
Melhorar é a fase do projeto LSS, durante a qual a equipe formula soluções alternativas. Após concluir a análise da causa raiz, os sucos criativos da equipe são direcionados a apresentar alterações no processo para mitigar e/ou eliminar as causas raiz. Um componente integrante desta fase é um Stage Gate formal para garantir que as partes interessadas no projeto estejam alinhadas com as alterações propostas antes de serem implementadas.
Implement
Implementar é a fase do projeto LSS durante o qual a equipe implementa as alterações aprovadas no processo. Dependendo da magnitude do processo em mudança, o “Implement” geralmente é um projeto por si só, normalmente exigindo o desenvolvimento e a equipe de uma estrutura de detalhamento do trabalho para desenvolver processos, projetar e implementar alterações de sistemas e infraestrutura, criar procedimentos e treinamento associado, e concluir uma implementação com um impacto adverso mínimo na produtividade e qualidade dos negócios em andamento. Sugere-se que, se a duração da fase de implementação for medida em meses (em vez de dias ou semanas), um plano de projeto mais detalhado seja elaborado e as Áreas de Conhecimento do Guia PMBOK sejam consultadas e adotadas e empregadas seletivamente pela equipe.
Control
Essa fase é exclusiva dos projetos Lean Six Sigma em vários aspectos. Primeiro, ele introduz o conceito de "proprietário do processo", que não é comumente usado. Sem um responsável pelo processo que seja responsável, é menos provável que o sucesso a longo prazo das mudanças no processo seja reconhecido, porque ninguém é responsabilizado pelo monitoramento e manutenção da mudança.
Segundo, o LSS introduz o conceito de gráfico de controle que é usado com mais frequência pelos profissionais do Seis Sigma no domínio da fabricação discreta. Embora os gráficos de controle possam vir de várias formas, o princípio básico de fornecer ao proprietário do processo um painel com o qual avaliar rotineiramente as tendências de produtividade é tão válido para processos de P&D quanto para fabricação discreta. O desafio é determinar quais KPIs rastrear e qual sistema implementar para coletar os dados necessários sem sobrecarga indevida para os atores do processo.
Por fim, a fase de controle normalmente marca o final do projeto LSS, no qual, no final desta fase, a equipe do projeto LSS é dissolvida e as alterações no processo implementado são transformadas em operações de rotina. É aqui que a definição clássica de DMAIC precisa ser expandida para adicionar as Áreas de Conhecimento associadas à fase do Grupo de Processos de Fechamento no Guia PMBOK. Desta forma melhoramos a relação entre Seis Sigma e gerenciamento de projetos.
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