A gestão de processos consiste no gerenciamento de um negócio por meio do controle de processos. Isso quer dizer que, nesse contexto, o profissional responsável atua a partir de uma visão sistêmica da organização. Em todos os âmbitos, a função do gestor de processos é equilibrar e promover o alto desempenho de cada atividade, promovendo a interação entre elas e com o propósito de atingir as metas definidas.
Podemos chamar a gestão de processos em uma empresa de BPM (Business Process Management), sendo que o indivíduo que executa todo esse serviço é o gestor de processos.
O que um gestor de processos faz?
Não estamos falando de uma função simples, mas que exige muita responsabilidade. O gestor de processos deve estar presente em todas os setores de uma empresa, além de lidar com diversos sistemas, áreas e situações. Dessa forma, não basta se garantir em apenas uma área do conhecimento, é preciso ser um especialista multifacetado e plural: planejamento, gestão de riscos, tecnologia, gestão de pessoas, compliance e outros temas estão entre os universos que essa pessoa deve conhecer.
Em resumo, um gestor de processos:
- Planeja todas as atividades da área
- Compreende e elabora processos
- Gerencia diálogos, conflitos e reuniões
- Prepara orçamentos, cronogramas, contratações e execuções de instalações
- Age buscando promover a melhoria das condições técnicas da empresa
- Verifica estratégias gerenciais e de liderança
- Coordena o fluxo de informações entre as áreas internas e externas
- Analisa e participa da comunicação para facilitar o desenvolvimento dos processos
- Olha para possíveis modernizações e melhorias
- Trabalha com o TI para propor digitalização dos processos
- Revisa resultados a todo tempo a fim de identificar erros, problemas e encontrar possíveis soluções
Quais os desafios de um gestor de processos?
O trabalho de um gestor de processos vai muito além de organizar fluxos de trabalho, mapear operações e fazer uma empresa funcionar. Existem muitos desafios, seja para entender a maneira como os funcionários executam suas tarefas, quais são suas atribuições corretas, identificar saídas para melhorar a rotina e muito mais. Ou seja, é necessário muito jogo de cintura, mas, principalmente qualificação.
O primeiro desafio de um gestor de processos está justamente no cenário estrutural da empresa onde trabalha. É que muitas organizações não estão prontas para se desenvolverem a partir dessa compreensão de BPM e possuem um nível de maturidade processual baixo, o que não só dificulta que haja alguém cuidado apenas dessa área, como exige alguém capaz de acumular muitas obrigações.
Outra batalha enfrentada por esse profissional é a da comunicação. Dialogar, resolver conflitos, negociar com diferentes áreas da empresa e lidar com todo o tipo de pessoas está entre as atribuições de um gestor de processos. No dia a dia, é de extrema importância que esse indivíduo trabalhe sentimentos como empatia, sabedoria, humildade e, muitas vezes, decida ouvir mais, agir mais e falar menos.
O constante aperfeiçoamento também é um desafio. A bagagem profissional é essencial, pois é ela que vai preparar o gestor de processos para os contextos diversos que ele vai enfrentar. É preciso ter tempo e disposição para estudar as metodologias do ramo, novidades de mercado, conhecer técnicas e ferramentas ou se aprofundar no BPM, inserindo todos esses conhecimentos em âmbitos práticos.
Por fim, mais uma das tarefas desafiadores de um gestor de processos é a capacidade de adaptação. Toda vez que se inicia um novo projeto, muito precisará ser feito, recolocado, ressignificado. E isso requer jogo de cintura e fácil adaptação. Com conhecimento técnico, estratégico e humano, é possível cumprir o papel que lhe é atribuído.
Como desenvolver habilidades essenciais de um gestor de processos?
Até aqui, já revelamos o que faz um bom gestor de processos e quais os desafios que ele enfrenta em seu cotidiano nas empresas. Mas como desenvolver habilidade para estar sempre integrado ao grupo e conseguir colocar em prática tudo o que é necessário em um ambiente corporativo que busca constantes melhorias? Sugerimos alguns caminhos:
1 - Estabeleça prioridades
Administrar o tempo é importante na carreira de alguém que cuida da gestão de processos. Sabe por quê? É provável que essa pessoa precise apagar muitos incêndios ao longo do dia, então, quanto mais organizadas e definidas a prioridades, mais fácil vai ser lidar com isso. Além disso, é bacana determinar metas de curto, médio e longo prazo para resolver, com uma agenda organizada, bem estabelecida, com o objetivo de sobrar tempo para o que, de fato, é essencial.
2 - Ofereça e peça feedbacks
Diálogo, né? Se ele não está presente nas relações de trabalho, elas tendem a fracassar. O gestor de processos é aquele que está sempre interagindo com pessoas de todas as equipes, então, nada mais justo que avaliar o desempenho delas e se colocar à disposição para ser avaliado.
Essa é a parte mais significativa: não tenha medo de ouvir o que pensam do seu trabalho. Um bom profissional deve estar sempre aberto a conversas que promovem críticas construtivas.
3 - Incentive a cultura de resultados
Uma empresa depende do comprometimento de seus funcionários para se manter viva. Assim, valorizá-los para que se mantenham nessa busca por crescimento e melhorias pode fazer a diferença.
Empregar técnicas motivacionais, propor desafios saudáveis, realizar rodas de conversa sobre melhorias para a empresa e outras atividades geram bons resultados. Outra opção é fazer avaliações de produtividade mais objetivas, a fim de aumentar a produtividade – lembrando sempre focar em uma rotina que não seja extenuante para os colaboradores.
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