Quem nunca desejou que o dia tivesse o dobro de horas que atire a primeira pedra, certo? Correr contra o tempo para cumprir com as demandas profissionais e pessoais já virou rotina na vida das pessoas. No cotidiano das empresas, principalmente, essa é uma realidade constante. Isso acontece porque a maioria desconhece o real significado da palavra otimização.
Muitos negócios ainda resistem à ideia de investir em ferramentas e atividades voltadas à otimização do tempo e à produtividade dos seus colaboradores, pois, além de não conhecerem os resultados positivos de se adequar a essas práticas, veem como algo desnecessário. Mero engano! A otimização é a palavra-chave para fazer o tempo render e minimizar o desperdício de horas que atinge muitas gestões.
Então, se você está no time daqueles que desejam entender de que maneira aplicar essa filosofia e transformar o contexto da organização em está inserido – seja ela de sua propriedade ou não – os parágrafos seguintes podem contribuir.
A importância de otimizar o tempo para empresas
Manter-se em destaque diante da concorrência não é uma tarefa fácil. O mercado de trabalho é altamente competitivo e um dos fatores que influencia diretamente no sucesso de um negócio é o custo do tempo. Isso porque, muitas vezes, o cliente prefere comprar um produto da marca que oferece a melhor combinação entre essa variável, mais o preço e a qualidade.
No entanto, esse não é o único benefício de colocar a otimização de tempo em prática no ambiente corporativo. A satisfação pessoal e, por consequência, a profissional também está ligada à gestão das horas. Terminar as tarefas dentro do prazo e com excelência promove a sensação de dever cumprido, mas, além disso, permite que o colaborador se empenhe em outras atividades, busque soluções para problemas que estavam estagnados, explore novas habilidades e mais. Sem falar que a pressão e o estresse diminuem quando as metas são atingidas dentro do prazo.
Os caminhos para a otimização
1 - Fazer um planejamento
Não é segredo que planejar diminui as chances de erros e é fundamental para fazer um negócio se tornar produtivo. Quando se segue à risca aquilo que foi combinado anteriormente tudo acontece de maneira mais organizada, sem retrabalho.
2 - Delegar atividades
É humanamente impossível conseguir gerenciar tudo com qualidade. Afinal, dentro de uma mesma empresa, existem diversas rotinas, umas mais simples, outras mais complexas. Por isso, é fundamental que cada indivíduo desempenhe o seu papel. Se a ideia é otimizar, cada um faz a sua parte e cumpre com suas responsabilidades, além dos processos acontecerem de forma mais rápida, não há o risco de ninguém ficar sobrecarregado e acumular funções.
3 - Ter reuniões produtivas
Muitas reuniões, de fato, poderiam ser apenas um e-mail. Então, para que elas sejam realmente produtivas, avalie: essa reunião é mesmo necessária ou está sendo feita apenas para cumprir um cronograma? Uma empresa que convoca conversas desse tipo o tempo todo não é sinônimo de eficiência. Pelo contrário, faz com que o colaborador interrompa seu raciocínio para tratar sobre algo que, quase sempre, nem diz respeito a ele.
Por isso, uma das sugestões é convidar para as reuniões aquelas pessoas que realmente precisam estar presentes. Isso evita atrasos, prolixidade e, por consequência, os prejuízos de tempo e produtividade.
4 - Manter as equipes em sintonia
Imagine que um colega dependa do outro para cumprir com a sua demanda e, enquanto o primeiro mantém seu trabalho em dia, o segundo está sempre atrasado. De nada vai adiantar a otimização de tempo nesse caso. Por isso, monte cronogramas, estabeleça objetivos em metas e, depois, compartilhe com a equipe. Reúna o grupo quando necessário para acompanhar o andamento dos projetos e resolver o que segue atrapalhando o desenvolvimento deles.
Calcule, junto com os envolvidos, quanto tempo cada tarefa leva para ser executada; faça um levantamento para avaliar em que etapa estão sobrando ou faltando horas; pergunte sobre as dificuldades e viabilize as providências a fim de garantir uma solução antes de comprometer metas e entregas.
5 - Valorizar os intervalos
Otimização de tempo não tem a ver com trabalhar ininterruptamente! O descanso é essencial para se manter alerta, com disposição e entregando o melhor desempenho. Pausas são necessárias ao longo de qualquer rotina, sobretudo em atividades que exigem mais do corpo ou da mente. Enquanto gestor, é preciso fiscalizar que esses momentos sejam garantidos; por sua vez, como colaborador, é necessário ter o conhecimento de que tal direito está previsto em lei e a percepção de que trabalhar à exaustão pode prejudicar o rendimento.
Por que investir na capacitação de colaboradores ajuda na otimização das demandas?
Compreender a importância de capacitar os profissionais que atuam no seu negócio é absorver a ideia de que se trata realmente de investimento, não de gasto. Entre as vantagens observadas por quem se apoia nessa mentalidade estão competitividade saudável; otimização de processos; e retenção de talentos – visto que, com os treinamentos, as pessoas acreditam que o desenvolvimento delas é uma das preocupações da empresa.
Lugares que investem no capital social e preparam seus colaboradores para exercerem suas funções da melhor forma conseguem aplicar a otimização do tempo mais facilmente. Um dos motivos é o próprio envolvimento do profissional com a empresa, que passa a ser um ambiente mais acolhedor para quem faz parte dela. Todos esses fatores estão conectados e implicam não apenas em trabalhadores melhor capacitados, rápidos e eficientes, mas em indivíduos felizes!
Tecnologia como aliada
As cobranças e as responsabilidades do dia a dia colocam as pessoas em uma posição de desgaste físico e mental, então, por que não contar com a tecnologia como aliada para diminuir o impacto disso? Os avanços tecnológicos e as facilidades oferecidas pelo 4G possibilitam uma infinidade de alternativas que ajudam a solucionar problemas e tornar processos mais efetivos.
O Power BI, por exemplo, é um software de análise de dados que facilita juntar, limpar, organizar e, sobretudo, visualizar os seus dados, o que permite adotar decisões estratégicas nos momentos certos. Ele é um programa da Microsoft, e possui integração com Excel, PowerPoint, além de uma dúzia de outros bancos e softwares de gerenciamento de dados.
Essa é uma sugestão para otimização de tempo a partir de um aprendizado bastante intuitivo. Uma das principais vantagens do programa é encontrar todas as informações no mesmo lugar, sem falar na facilidade de observá-las.
É possível contar ainda com diversos aplicativos que ajudam a organizar os fluxos de trabalho, de entrega de demandas e cumprimento de prazos, com Trello. Ele oferece quadros, listas, permite criar planos, acompanhar processos, do planejamento à execução.
Como implementar a otimização?
Percebeu o quanto é importante a otimização do tempo? Então, chegou a hora de colocar isso em prática – algo que está totalmente conectado com a gestão de processos. Aqui vão algumas dicas:
- Impulsione uma cultura de mudança na empresa
- Forme uma equipe responsável por implementar novos processos
- Identifique onde estão os principais problemas (neste caso, o gargalo de tempo)
- Faça um mapeamento das mudanças necessárias
- Dialogue com os funcionários para que eles participem da organização dos novos processos
- Treine a empresa e observe como ela vai se adaptar à novidade
- Realize auditorias para identificar se as mudanças estão funcionando e contribuindo na otimização do tempo
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