Já utilizou o processo de resolução de problemas 8D?
Resolver problemas principais de forma disciplinada atrvés do Global 8D Problem Solving.
Siga estes oito passos para diagnosticar, tratar e eliminar problemas de qualidade.
Quando sua empresa se depara com um grande problema, é necessário abordá-lo rapidamente. No entanto, você também precisa lidar com ele minuciosamente e garantir que isso não se repita - e isso pode levar muito esforço e tempo decorrido. É isso que sempre é reforçados nas nossas aulas de Green Belt, Black Belt e Gestão de Projetos.
O Processo de resolução de problemas 8D ajuda você a fazer essas duas coisas aparentemente contraditórias, de forma profissional e controlada. Neste artigo, analisaremos o Processo de Resolução de Problemas 8D e discutiremos como você pode usá-lo para ajudar sua equipe a resolver grandes problemas.
Quais as origens da 8D?
A Ford Motor Company desenvolveu o Processo de Resolução de Problemas 8D (8 Disciplinas), e publicou-o em seu manual de 1987, "Team Oriented Problem Solving (TOPS)". Em meados dos anos 90, a Ford adicionou uma disciplina adicional, D0: Plano. O processo é agora o padrão global da Ford e é chamado de Global 8D.
A Ford criou o Processo 8D para ajudar as equipes a lidar com problemas de controle de qualidade e segurança. Desenvolver soluções personalizadas e permanentes para os problemas; E evitar problemas recorrentes. Embora o processo 8D tenha sido inicialmente aplicado nas indústrias de fabricação, engenharia e aeroespacial, é útil e relevante em qualquer setor.
O processo 8D funciona melhor em equipes encarregadas de resolver um problema complexo com sintomas identificáveis. No entanto, você também pode usar este processo em um nível individual.
Como aplicar a Ferramenta?
Para usar o Processo 8D, dirija-se a cada uma das disciplinas abaixo, em ordem. Tenha cuidado para não pular etapas, mesmo quando o tempo é limitado; O processo só é eficaz quando você segue todas as etapas.
Disciplina 0: Plano
Antes de começar a montar uma equipe para resolver o problema, você precisa planejar sua abordagem. Isso significa pensar sobre quem estará na equipe, qual é o seu período de tempo e quais recursos você precisará para resolver o problema em questão.
Disciplina 1: Construir a equipe
Você deve procurar reunir uma equipe que tenha as habilidades necessárias para resolver o problema e que tenha tempo e energia para se comprometer com o processo de solução de problemas.
Tenha em mente que uma equipe diversificada é mais provável encontrar uma solução criativa do que uma equipe de pessoas com a mesma perspectiva (embora, se as perspectivas são muito diversas, as pessoas podem passar tanto tempo em desacordo que nada é feito).
Crie uma carta de equipe que descreva o objetivo da equipe e identifica o papel de cada pessoa. Então, faça o que puder para criar confiança e envie todos os envolvidos no processo que está prestes a acontecer.
Se sua equipe é composta por profissionais que não trabalharam juntos antes, considere começar com as atividades de construção de equipes para garantir que todos estejam confortáveis trabalhando um com o outro.
Disciplina 2: Descreva o problema
Uma vez que sua equipe se instalou, descreva o problema em detalhes. Especifique quem, o que, quando, onde, por que, como e quantos. Use técnicas como o Processo de Definição de Problemas para garantir que você esteja focando o problema certo.
Comece por fazer uma Análise de Risco - se o problema estiver causando sérios riscos, por exemplo, para a saúde ou a vida das pessoas, então você precisa tomar as medidas adequadas. (Isso pode incluir parar as pessoas usando um produto ou processo até que o problema seja resolvido.)
Se o problema for com um processo, use um Diagrama de Fluxo ou Esquema de Conteúdo para mapear cada etapa. Essas ferramentas ajudarão os membros da sua equipe a entender como o processo funciona e, mais tarde, pensar sobre como eles podem corrigi-lo melhor.
Descobrir a causa raiz do problema vem mais tarde no processo, então não gaste tempo neste aqui. Agora, seu objetivo é olhar para o que está acontecendo de errado e garantir que sua equipe entenda toda a extensão do problema.
Disciplina 3: Implementar uma correção temporária
Uma vez que sua equipe entende o problema, venha com uma correção temporária. Isto é particularmente importante se o problema está afetando os clientes, reduzindo a qualidade do produto ou retardando os processos de trabalho.
Aproveite o conhecimento de todos no time. Para garantir que as ideias de cada pessoa sejam ouvidas, considere usar o brainstorming, juntamente com discussões mais tradicionais de resolução de problemas de equipe.
Uma vez que o grupo identificou possíveis correções temporárias, abordar questões como custo, tempo de implementação e relevância. A solução a curto prazo deve ser rápida, fácil de implementar e vale a pena o esforço.
Disciplina 4: Identificar e eliminar a causa raiz
Uma vez que sua correção temporária está no lugar, é hora de descobrir a causa raiz do problema.
Realize uma Análise de Causa e Efeito para identificar as causas prováveis do problema. Esta ferramenta é útil porque ajuda a descobrir muitas causas possíveis, e pode destacar outros problemas que talvez você não estivesse ciente. Em seguida, aplique Análise de Causa Raiz para encontrar as causas raiz dos problemas que você identificou.
Depois de identificar a origem do problema, desenvolva-se várias soluções permanentes.
Se os membros da sua equipe tiverem problemas para encontrar soluções permanentes viáveis, use o conceito Straw Man para gerar soluções de protótipo que você pode discutir, separar e reconstruir em soluções mais fortes.
Disciplina 5: Verifique a solução
Uma vez que sua equipe concorda com uma solução permanente, certifique-se de testá-la completamente antes de implementá-la completamente, na próxima etapa.
Considerar:
Realizando um Modo de Falha e Análise de Efeitos (FMEA) para detectar quaisquer problemas potenciais.
Usando Análise de Impacto para garantir que não haverá consequências futuras inesperadas.
Por último, realize uma Análise para confirmar que você e sua equipe não negligenciaram um fator-chave ou fizeram uma suposição incorreta sobre essa solução.
Disciplina 6: Implementar uma solução permanente
Uma vez que o seu time chegue a um consenso sobre a solução, roote sua solução. Monitore esta nova solução por um período de tempo apropriado para se certificar de que está funcionando corretamente e garantir que não haja efeitos colaterais inesperados.
Disciplina 7: Prevenir o problema de recorrer
Quando tiver certeza de que a solução permanente resolveu o problema, junte sua equipe novamente para identificar como evitará que o problema se repita no futuro.
Talvez seja necessário atualizar os padrões, as políticas, os procedimentos ou o manual de treinamento da sua organização para refletir a nova correção. Você provavelmente também precisará treinar outros no novo processo ou padrão. Finalmente, você precisará considerar se deve mudar suas práticas ou procedimentos de gerenciamento para evitar a recorrência.
Disciplina 8: Comemore o sucesso da equipe
O último passo no processo é celebrar e premiar o sucesso da sua equipe. Diga "obrigado" a todos os envolvidos, e seja específico sobre como o trabalho duro de cada pessoa fez a diferença. Se apropriado, planeje uma festa ou celebração para comunicar sua apreciação.
Antes que a equipe se separe, realize uma Análise Pós-Implementação para analisar se sua solução está funcionando como você pensou e melhorar a maneira como você resolve problemas no futuro.
Pontos Importantes
No final da década de 1980, a Ford Motor Company desenvolveu o Processo de Resolução de Problemas 8D (8 Disciplinas) para ajudar as equipes de fabricação e engenharia a diagnosticar, tratar e eliminar problemas de qualidade. No entanto, equipes em qualquer setor podem usar esse processo de resolução de problemas.
As oito disciplinas são:
0. Planejar.
1. Construir a equipe.
2. Descrever o problema.
3. Implementar uma correção temporária.
4. Identificar e eliminar a causa raiz.
5. Verificar a solução.
6. Implementar uma Solução Permanente.
7. Impedir o problema de recorrer.
8. Comemorar o sucesso da equipe.
O processo de resolução de problemas 8D é melhor usado com uma equipe que resolve problemas complexos. No entanto, os indivíduos também podem usá-lo para resolver problemas por conta própria. Se você quiser se aprofundar mais em resolução de problemas acesse os nossos cursos de Lean, Green Belt e Black Belt… comece a observar e tratar de forma mais efetiva os seus problemas.
