Revisão pós-implementação - o resultado final realmente funciona?
"Concluir um projeto" não é a mesma coisa que terminar o processo de gerenciamento de projetos. O simples acabamento não garante que a organização se beneficie do resultado do projeto. É necessário um processo de Revisão Pós-Implementação.
Por exemplo, depois de concluir um projeto de um ano para estabelecer um novo processo de gerenciamento de qualidade para sua organização, você quer ter certeza de que o que se propôs a fazer foi realmente alcançado. Seu objetivo não era simplesmente entregar um processo - mas, sim, entregar o processo que atende à necessidade de negócios específica que você pretendia cumprir. Essa é a medida real do sucesso.
Para aproveitar ao máximo os benefícios que o projeto pode oferecer, no entanto, você também precisa verificar se outras melhorias proporcionarão benefícios ainda maiores. Você também precisa garantir que as lições aprendidas durante o projeto não sejam esquecidas. Você pode projetar e executar projetos futuros com mais eficácia quando tirar proveito das lições aprendidas com a experiência de projetos anteriores.
Então, como você pode medir adequadamente o sucesso de um projeto e trabalhar para a melhoria contínua? É aqui que o processo de Revisão Pós-Implementação (PIR) é útil. Isso ajuda você a responder as seguintes questões-chave:
- O projeto resolveu totalmente o problema para o qual foi projetado?
- Podemos levar as coisas adiante e oferecer benefícios ainda maiores?
- Que lições aprendemos que podemos aplicar a projetos futuros?
O que é processo PIR?
A chave para um PIR bem-sucedido é reconhecer que o tempo gasto no projeto é apenas uma pequena parte de um cronograma em andamento.
Para pessoas e organizações que trabalharão em projetos semelhantes no futuro, faz sentido aprender o máximo de lições possíveis, para que os erros não se repitam em projetos futuros. E para as organizações que se beneficiam do projeto, faz sentido garantir que todos os benefícios desejados sejam realizados e entender quais benefícios adicionais podem ser alcançados.
Quando rever?
Um bom momento para começar a pensar na Revisão de Implementação Pós é quando os membros da equipe do projeto se lembram mais - pouco depois de o projeto ter sido entregue e quando a maioria dos problemas foi resolvida. Comece a listar idéias e observações enquanto elas ainda estão frescas na mente das pessoas.
No entanto, para avaliar adequadamente a qualidade da implementação e concluir esse processo, você precisará aguardar o tempo suficiente para que as alterações causadas pelo projeto realmente entrem em vigor.
Provavelmente haverá um período de ajuste antes que você possa finalmente revisar a solução como ela pretendia operar: você provavelmente precisará superar um pouco da resistência usual à mudança, segurar as mãos das pessoas enquanto elas operam novos sistemas e eliminar problemas técnicos que não surgiu quando os resultados foram entregues e testados. Portanto, você deve permitir algumas semanas ou até mesmo alguns meses antes de fazer o PIR completo. Sempre que possível, permita pelo menos um ciclo completo e bem-sucedido de negócios antes de revisar as lições aprendidas.
O que rever?
Aqui estão algumas dicas para realizar o PIR:
- Peça abertura - Enfatize a importância de ser aberto e honesto em sua avaliação e certifique-se de que as pessoas não sejam punidas por estarem abertas.
- Seja objetivo - descreva o que aconteceu em termos objetivos e depois foque em melhorias.
- Document success - Documentar práticas e procedimentos que levaram ao sucesso do projeto e fazer recomendações para aplicá-los a projetos futuros semelhantes.
- Olhe em retrospecto - Preste atenção aos "desconhecidos" que podem ter aumentado os riscos de implementação. Desenvolva uma maneira de olhar para estes em projetos futuros.
- Esteja focado no futuro - Lembre-se, o objetivo é focar no futuro, não atribuir culpa pelo que aconteceu no passado. Este não é o momento para se concentrar em qualquer pessoa ou equipe.
- Olhe para ambos os aspectos positivos e negativos - Identifique lições positivas e negativas.
Ao conduzir a revisão, inclua as seguintes atividades:
- Realize uma análise de lacunas.
- Revise o termo de abertura do projeto para avaliar a proximidade dos resultados do projeto com os objetivos originais.
- Analise as entregas esperadas (incluindo a documentação) e garanta que elas foram entregues a um nível aceitável de qualidade ou que um substituto aceitável está em vigor.
- Se houver lacunas, como elas serão fechadas?
- Determine se as metas do projeto foram alcançadas.
- O deliverable está funcionando como esperado?
- As taxas de erro são baixas o suficiente e são adequadas para o propósito?
- Está funcionando bem e de uma maneira que se ajustará perfeitamente às futuras demandas operacionais?
- Os usuários são adequadamente treinados e apoiados? Há pessoas suficientemente confiantes e qualificadas no lugar?
- Os controles e sistemas necessários estão funcionando e estão funcionando corretamente?
- Quais atividades de rotina são necessárias para apoiar o sucesso do projeto?
- Se houver problemas aqui, como eles serão resolvidos?
- Como o resultado final se compara ao plano original do projeto, em termos de qualidade, cronograma e orçamento?
- Determine a satisfação das partes interessadas.
- As necessidades dos usuários finais foram atendidas?
- O patrocinador do projeto está satisfeito?
- Quais são os efeitos no cliente ou usuário final?
- Se as pessoas-chave não estão satisfeitas, como isso deve ser resolvido?
- Determine os custos e benefícios do projeto.
- Quais foram os custos finais?
- Quanto custará operar a solução?
- Quanto custará suportar a solução no futuro?
- Como os custos se comparam aos benefícios alcançados?
- Se o projeto não forneceu um retorno suficientemente grande, como isso pode ser melhorado?
- Identifique áreas para desenvolvimento adicional.
- Todos os benefícios esperados foram alcançados? Se não, o que é necessário para alcançá-los?
- Existem oportunidades para treinamento adicional e coaching que maximizem os resultados?
- Você poderia fazer outras alterações que proporcionariam ainda mais valor?
- Existem outros benefícios adicionais que podem ser alcançados?
- Identifique as lições aprendidas.
- Quão bem foram avaliados os resultados do projeto e como foram avaliados os prazos e os custos?
- O que deu errado, por que essas coisas deram errado e como esses problemas poderiam ser evitados da próxima vez?
- O que correu bem e precisa ser aprendido?
- Relate descobertas e recomendações.
- O que você aprendeu com essa revisão?
- Você precisa de ação corretiva para obter os benefícios desejados?
- Que lições você aprendeu que precisam ser levadas adiante em projetos futuros?
- Este projeto conduz naturalmente a projetos futuros, que se basearão no sucesso e nos benefícios já alcançados?
Como rever?
Ao realizar a revisão pós-implementação, alguns métodos e práticas ajudarão você a obter as melhores informações possíveis:
- Defina o escopo da revisão de antemão - Dado o número de pessoas envolvidas em um projeto, é fácil ferir os sentimentos de alguém ao analisar o sucesso do projeto. Esclareça seus objetivos para a revisão e deixe suas intenções claras - isso garantirá que as pessoas compartilhem suas experiências de maneira aberta e honesta.
- Revise os principais documentos - Reúna os principais documentos do projeto. Isso ajudará você a avaliar o processo de planejamento do projeto, bem como os benefícios reais obtidos através do projeto.
- Considere o uso de revisores independentes - Quando possível, use pessoas externas em seu processo de revisão para obter uma visão objetiva e sem nuvens do projeto. Algumas pessoas recomendam usar apenas pessoas independentes na revisão, no entanto, você pode aprender muito com as perspectivas daqueles que estiveram diretamente envolvidos no projeto - é por isso que a melhor estratégia é provavelmente ter um equilíbrio.
- Use coleta de dados apropriada - Colete informações da maneira mais apropriada. Teste você mesmo a entrega, para ter certeza de obter informações em primeira mão.
- Entregue relatórios apropriados - Relate suas descobertas e divulgue os resultados. Lembre-se de que o PIR foi projetado para ajudar os gerentes de projetos a conduzir projetos mais eficazes no futuro, bem como medir e otimizar os benefícios do projeto específico que está sendo revisado.
- Apresente recomendações - Apresente recomendações detalhadas à organização e aos líderes do projeto, bem como aos clientes e outras partes interessadas. Inclua quantas pessoas forem necessárias para que você mantenha - e aplique - as informações de melhores práticas no futuro.
Ao planejar seu PIR, esteja ciente dos custos e benefícios do próprio processo de revisão. Entrevistar participantes e clientes, testar a solução e documentar os resultados são atividades que consomem tempo. Certifique-se de que o tempo e os recursos dedicados à revisão sejam consistentes com o escopo do projeto e sua produção, e que os possíveis benefícios de realizar a revisão valham o esforço.
